10 Contoh Surat Bisnis, Fungsi, dan Cara Membuatnya - detikFinance

Jakarta -

Korespondensi atau surat-menyurat di dalam bisnis adalah hal yang wajib diketahui perusahaan. Lalu apa fungsinya, bagaimana cara membuatnya?

Berikut ini adalah penjelasan beserta 10 contoh surat untuk bisnis.

Pengertian Surat Bisnis

Dilansir dari buku Korespondensi Bisnis Indonesia karya Juni Ahyar, surat bisnis bisa diartikan sebagai surat yang dikirimkan seseorang maupun institusi untuk menyampaikan pesan terkait bisnis secara tertulis kepada pihak lain. Surat ini bisa dikirim melalui pos, faksimile, surat elektronik (email), maupun diserahkan langsung.

Survei mengatakan 80 persen komunikasi dan interaksi bisnis internasional dilakukan melalui surat-menyurat, terutama melalui faksimile dan email. Bahkan jika interaksi bisnis dilakukan secara tatap muka, pun akhirnya keputusan bisnis tetap akan dirumuskan melalui surat.

Contoh dari surat bisnis, adalah surat perkenalan, surat penawaran, surat pesanan, surat balasan pesanan, surat konfirmasi pesanan dan surat pengiriman barang, surat tagihan.

Fungsi Surat Bisnis

Djoko Purwanto dalam bukunya, Komunikasi Bisnis, menyebut surat bisnis memiliki tujuh fungsi.

• Sebagai wakil atau duta bagi seseorang atau perusahaan kepada pihak lain sebagai penyampai pesan bisnis.
• Alat untuk menyampaikan informasi bisnis, bisa berupa permintaan dan permohonan, misalnya surat penawaran produk dan surat tagihan utang.
• Bukti tertulis transaksi bisnis, seperti surat perjanjian jual beli, faktur dan surat tanda terima.
• Sebagai arsip yang mungkin dibutuhkan suatu saat.
• Dokumen sejarah perusahaan, seperti surat izin pendirian usaha, surat kepailitan dan surat merger perusahaan.
• Sebagai pedoman kerja, misalnya surat perintah dan surat keputusan.
• Media promosi untuk memperkenalkan produk baru perusahaan kepada pelanggan.

Jenis Surat Bisnis

Dirangkum dari masoemuniversity.ac.id dan buku Korespondensi Bisnis Indonesia karya Juni Ahyar, berikut beberapa jenis surat bisnis.

1. Surat Perjanjian/Faktur

Surat ini berisi perjanjian antara penjual dan pembeli terkait transaksi bisnis. Fungsinya sebagai bukti otentik adanya transaksi tersebut.

2.Permintaan Langsung

Direct request atau permintaan langsung merupakan bentuk permintaan barang atau jasa yang dilakukan dengan tatap muka yang dituangkan ke dalam surat.

3. Permintaan Informasi Rutin

Jenis surat ini berisi informasi rutin dari perusahaan, misalnya informasi produk baru, katalog produk. Surat ini memberikan citra baik bagi perusahaan karena informasi disampaikan lebih terpercaya karena melalui surat resmi.

4. Surat Pengaduan

Surat pengaduan dikirimkan oleh konsumen yang menyampaikan komplain kepada perusahaan atas produk dan jasa yang tidak sesuai ketentuan. Konsumen harus melampirkan bukti yang mendukung komplainnya, seperti foto, resi pembelian atau dokumen lain.

5. Surat Undangan/Pesanan/Reservasi

Surat-surat ini berisi informasi ajakan atau informasi pemesanan yang digunakan sebagai tanda bukti dari layanan yang bisa didapatkan. Beri keterangan nama, alamat dan kontak pengirim supaya dapat dihubungi kembali.

6. Permintaan Kredit

Surat ini biasa dikirimkan oleh perusahaan keuangan kepada calon nasabah yang ingin memperoleh bantuan kredit. Surat dilengkapi formulir agar bisa diisi oleh calon nasabah.

Format Surat Bisnis

Format surat bisnis maupun surat lainnya sebetulnya memiliki format yang hampir sama. Hanya saja, pada bagian isi surat bisnis berisi pesan yang sesuai dengan jenis surat tersebut. Berikut ini adalah format surat bisnis yang dirangkum dari buku Komunikasi Bisnis karya Djoko Purwanto.

1. Kop Surat

Kop atau kepala surat adalah bagian yang membedakan surat bisnis dengan surat pribadi. Bagian ini menunjukkan nama, alamat dan kontak perusahaan.

2. Tanggal Surat

Berisi nama daerah dan kapan tanggal surat dibuat.

3. Nomor, Lampiran, Hal

Nomor diisi sesuai dengan urutan surat dengan format menyesuaikan masing-masing perusahaan. Lampiran diisi jika surat dilengkapi dengan lampiran. Hal diisi dengan tujuan pengirim surat menyampaikan surat.

4. Nama dan Alamat Penerima

Bagian ini berisi nama dan alamat penerima surat.

5. Salam Pembuka

Salam pembuka ditulis untuk mengawali surat. Bisa berisi salam penghormatan secara umum seperti 'Dengan hormat' atau 'Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh'.

6. Isi Surat

Bagian ini disesuaikan dengan tujuan surat. Berikut beberapa contoh kalimat pembuka isi surat.

1. Pertanyaan saudara pada surat nomor ... tanggal ... sudah kami terima. Berikut ini adalah jawaban kami.
2. Bersama ini, kami kirimkan surat penawaran beserta katalog produk kami.
3. Dengan berat hati, surat lamaran kerja Saudara tidak dapat kami kabulkan.
4. Dalam rangka pembukaan kantor baru, kami mengundang Anda...
5. Memperhatikan surat perjanjian pada tanggal ... kami mengingatkan kewajiban Saudara untuk segera melunasi tagihan.

Isi surat ditutup dengan ucapan terima kasih dan harapan pengirim surat setelah pembaca menerima surat.

7. Salam Penutup

Bagian ini berisi salam penutup sesuai dengan salam pembuka di awal surat.

8. Nama, Jabatan, Tanda Tangan

Berisi nama pengirim surat beserta jabatan, tanda tangan dan disertai cap perusahaan.

Contoh Surat Bisnis

Berikut adalah 10 contoh surat bisnis:

Contoh 1 Surat Perkenalan

Materi informasi yang perlu dimuat:

1. Pendirian usaha
2. Kegiatan usaha
3. Bentuk layanan
4. Perkembangan relasi dalam kurun waktu yang telah dijalani

PT. SINAR BARU
TOKO LAPTOP DAN KOMPUTER
Jalan Dewaruci 18 No Telepon 082100888888

17 Maret 2015

No. : 121/SS/III/2022
Lamp. : 1 (satu) lembar
Hal : Perkenalan Usaha

Kepada Yth.
Kepala Bebekom
Jalan Slamet No 29
Aceh Utara

Dengan hormat,
Dalam rangka menunjang kelancaran penyediaan peralatan laptop dan komputer, dengan ini kami memperkenalkan diri bahwa kami adalah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan dan servis laptop serta komputer.

Demikian perkenalan kami dan untuk di masa yang akan datang kami berharap dapat membantu penyediaan aksesoris laptop. Atas perhatian Bapak kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Galang Rambu
Direktur

Contoh 2 Surat Permintaan Penawaran

Hal yang perlu diperhatikan ialah:

1. Jenis barang yang diperlukan
2. Kapan barang tersebut diperlukan
3. Syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang
4. Potongan harga
5. Informasi cara pengiriman barang
6. Kelengkapan surat permintaan itu
7. Kemudahan yang diperoleh, seperti servis gratis, garansi dan layanan purna jual
8. Layanan jasa yang dapat diberikan oleh penjual.
9. Minta daftar harga, leaflet, brosur, katalog, sampel barang yang akan dibutuhkan.

PT. ARDI KARYA
Jalan Wawasan 13 Solo

14 Juni 2022

No. : 345/AKVI/2022
Hal : Permintaan Penawaran

Kepada Yth. :
Pimpinan PT Pratama
Jalan Bandara
Yogyakarta

Dengan Hormat,
Berdasarkan informasi yang kami terima dari rekanan kami yaitu PT. KINAN. PT Pratama menyediakan berbagai macam aksesoris HP. Kami dari PT ARDI KARYA yang bergerak di bidang produsen desain garskin HP. Oleh karena itu, dengan surat ini kami mengajukan permohonan penawaran produk dari PT. ARDI KARYA.

Demikian Surat Permohonan Penawaran ini kami buat, atas tanggapan serta
Kerja sama yang baik kami ucapkan banyak terima kasih.

Hormat Saya

Ir. Aidil Setiawan
Direktur

Contoh 3 Surat Penawaran

Isinya antara lain keunggulan produk dan fasilitas yang akan diperoleh konsumen.

PT. ANGIN MAMIRI
Jl. Sultan No. 11 Sleman, DIY 08111112222

Nomor : 03/SPB/PAR/2022
Lampiran : 2 (dua) lembar
Perihal : Penawaran Barang

27 Maret 2022

Kepada
Yth. Pimpinan perusahaan
PT MAKMUR ABADI
Jl Merdeka No. 07 Sleman, DIY

Dengan hormat,
Kami perusahaan bernama PT ANGIN MAMIRI yang bergerak di bidang peralatan dan mesin kantor ingin menawarkan produk kami untuk perusahaan Saudara dengan harga yang lebih murah dari pada perusahaan lainnya, dengan kualitas mesin yang sangat modern dan bergaransi. Adapun produk yang kami tawarkan kepada anda yaitu sebagai berikut:

Merek dan warna : Acer (hitam, silver, putih, biru)
Jenis barang : Laptop
Tahun pembuatan : 2013
Harga : Rp. 4.010.000,00
Pembayaran : Cash On Delivery

Besar harapan saya Saudara tertarik dengan produk yang kami tawarkan. Kami juga akan memberikan diskon 10% untuk pembelian pertama kepada Saudara jika Saudara ingin membeli produk kami. Untuk informasi lebih lanjut, Saudara bisa hubungi kami di kantor kami atau nomor telepon yang tertera di atas. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Mutiara, S.E

Contoh 4 Surat Pesanan

Surat pesanan berisi hal-hal berikut:

1. Jenis macam barang yang akan dipesan.
2. Kualitas barang.
3. Kuantitas barang.
4. Harga barang.
5. Syarat penyerahan dan pembayaran.
6. Cara pembayaran dan pengiriman barang.
7. Potongan harga apabila ada.

PT. BOBOL MINI MARKET
Jalan Lereng Gunung No. 13, Bandung Telp. (022) 14567891

21 Agustus 2022

Nomor : 31/BMM/VIII/2022
Hal : Pesanan Barang

Kepada Direktur
PT. Gogor Indonesia
Jalan Diponegoro No. 49
Bandung

Dengan hormat,
Terima kasih kami sampaikan atas surat penawaran Bapak No. 111/GUT/VII/2022 tanggal 30 Juli 2022 yang lalu. Bersama surat ini kami sampaikan bahwa kami tertarik dengan produk yang Bapak tawarkan. Selanjutnya kami menetapkan untuk memesan barang-barang sebagai berikut:

10 rim kertas A4 SIDU 70gr katalog no. 09
5 rim kertas A4 SIDU 80gr katalog no. 09A
10 rim kertas F4 PaperOne 70gr katalog no.10
3 kotak pensil 2B Faber Castell katalog no.20
5 kotak pulpen Standard AE7 katalog no. 21A
1 kotak Map Coklat 305 katalog no. 50.

Penyerahan barang kami tunggu paling lambat tanggal 01 September 2022 dan pembayaran akan kami lakukan setelah barang kami terima. Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Irene Riawan, S.Si.
Bag. Pembelian

Contoh 5 Surat Balasan Pesanan

PT. Gogor Indonesia
Jalan Diponegoro No. 49
Bandung

25 Agustus 2022

Nomor : 98/B/GM/VIII
Lampiran : 1 (satu) lembar
Hal : Balasan Pesanan

Kepada
Yth. Pimpinan PT. BOBOL MINI MARKET
Jalan Lereng Gunung No. 13
Bandung

Dengan hormat,
Kami beritahukan kepada Bapak, bahwa surat pesanan No. 31/BMM/VIII/2022 mengenai pesanan buku-buku pelajaran telah kami terima dan kami ucapkan terima kasih. Semua buku yang Bapak pesan kebetulan ready stock dan sudah kami kirimkan melalui perusahaan ekspedisi DHL.

Kami perkirakan buku-buku tersebut telah sampai di tempat Bapak pada tanggal 16 April 2007 dan kami mohon, setelah barang tersebut sampai di tempat Bapak agar dikonfirmasikan kepada kami. Atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Pryanka Hanun Viazenca,S.E
Sales Manajer

Contoh 6 Surat Konfirmasi Pesanan

PT. MUTIARA INDAH
Peralatan dan Mesin Kantor
Jl Merbabu No. 59 Bogor, Phone. (0251) 86357445

4 Februari 2022

No. : 021/SKP/PT.MC/2022
Lampiran : 2 (dua) lembar
Hal : Konfirmasi Surat Pesanan No. 82/Order/XI/2022

PT Persada Semarang
Jln. Pahlawan No. 19
Semarang

Dengan hormat,
Terima kasih atas pesanan Saudara pada tanggal 28 Januari 2022 melalui telepon. Melalui surat ini kami konfirmasikan barang-barang yang Saudara pesan:

Bi-Silque Combination Board 5 pcs @ Rp 100.000,00
Panasonic phone KX-820 Single Line White 1 pc @ Rp 300.000,00
La toya Computer Table 2 pcs @ Rp 2.000.000,00

TOTAL Rp 4.800.000,00
Terbilang : Empat juta delapan ratus ribu rupiah
Pembayaran : Cash on delivery

Penyerahan : Franco gudang pembeli

Setelah surat ini Saudara tanda tangani, mohon lembar aslinya diserahkan kepada kami.

Hormat kami,

Ferguso
Direktur

Contoh 7 Surat Pengiriman Barang

PT. PURNAMA ABADI
Jl. Wonosari No. 145
Kuningan

12 Juni 2022

No. : 41/TPS/VI/2022
Hal : Pengiriman Barang

Kepada Yth,
Pimpinan PT. WONOWANGI
Jl. Songgolangit No.13
Sukoharjo

Dengan hormat,
Pesanan bapak melalui surat No.130/FJL/SK/VI/2022 berupa;
3 buah mesin fax merek Panasonic
5 buah mesin fotokopi merek Panasonic
2 buah mesin scanner merek Canon

Telah kami kirim hari ini melalui ekspedisi JNN dan diperkirakan tiba ditempat Bapak pada tanggal 15 Juni 202. Mesin-mesin tersebut kami kemas dalam 7 peti yang kuat. Sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati bersama bahwa bapak akan membayar secara tunai saat barang barang tiba ditempat Bapak.

Maka dengan ini kami lampirkan dokumen-dokumen yang perlu Bapak tanda tangani serta kami mempercayakan kepada saudari Trias Narendra untuk menerima transaksi tersebut.

Semoga kiriman kami, bapak terima dengan baik. Atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

SUDIONO

Contoh 8 Surat Pengaduan

PT RAHMAT SEJAHTERA
Jln. Kutabumi No.12 Denpasar Bali
Tlp. 08888324323

10 Februari 2022
No. 213/TT/06
Hal : Pengaduan Notebook

Kepada Yth
Pimpinan PT MORGANS
Jln. Mangga Dua No.34
Badung, Bali

Dengan Hormat,
Kiriman saudara 45 unit notebook merek TOSHIBA , yang dikirimkan menggunakan Perusahaan Ekspedisi "Ariel Express'', telah kami terima pada tanggal 9 Februari 2022. Ketika kami buka dan periksa semua kemasan dalam, ternyata pada boks no. 4, ada satu unit notebook dengan spesifikasi memori hanya 1 GB yang seharusnya 2 GB.

Setelah diperiksa oleh teknisi kami, ternyata memang ada satu unit notebook yang belum ditambah memorinya . Mungkin ini terjadi disebabkan oleh salah seorang karyawan Saudara tidak melakukan pengecekan ulang sebelum dikemas ke dalam boks. Sehubungan dengan kurangnya memori, kami minta pembayaran yang harus kami lunasi dapat dikurangi sesuai harga memorinya. Kami menunggu kabar Saudara secepatnya.

Hormat kami,

Maryanto
Manager Gudang

Contoh 9 Surat Penangguhan Pembayaran

TOKO PUTRI DIANA
Jalan Sawo No. 19
Cirebon

12 November 2022

Nomor : 233/PP/XI/2022
Lamp : -
Hal : Penangguhan Pembayaran

Kepada Yth:
CV MAWAR MEKAR
Jalan Pemuda No. 17
Cilegon

Dengan hormat,
Surat Saudara Nomor: 118/PN/XI/2013 telah kami terima dengan penuh perhatian. Namun dengan sangat menyesal, kami beritahukan bahwa kami belum dapat melunasi pembayaran untuk faktur Nomor: 271/H sebesar Rp 1.500.000,00 (satu juta lima ratus ribu rupiah) yang dikarenakan toko kami tertimpa musibah kebakaran hingga mengalami kerugian sebesar Rp 75.000.000,00 (tujuh puluh lima juta rupiah).

Dengan demikian kami mohon pengertian Saudara, untuk dapat menangguhkan pembayaran tersebut sampai 2 (dua) bulan mendatang. Kami berharap Saudara bersedia menyetujui permohonan ini.

Jika Saudara berkenan, kami minta dikirimkan barang-barang berupa 20 set taplak meja makan bordir, 15 taplak meja tamu batik, dan 20 set sprei batik ukuran No. 1. Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

Aprilisetiya

Contoh 10 Surat Tagihan Utang

PT TERUS BERJUANG
Jln. Siwalan No.32 Jayapura
Telp. 08989854666

18 Januari 2022

No. 030/A/XI/09
Hal: Pembayaran Faktur No.21/VII/010

TOKO KAYU LAPUK
Jln. Apel No.12
Merauke

Dengan hormat,
Sudah dua kali kami mengirimkan surat kepada Saudara, yaitu surat No. 010/A/X/09 dan No.021/A/XI/09, tetapi sangat kami sesalkan kedua surat tersebut tidak mendapatkan perhatian saudara sebagaimana mestinya. Oleh karena itu dengan sangat menyesal perlu kami beritahukan kepada Saudara, jika sampai tanggal 5 Februari 2022 Saudara belum juga
menyelesaikan pembayaran, kami akan mengadukan kepada pihak yang berwajib. Demikianlah agar mendapat perhatian Saudara.

Hormat Kami

Fadli Yambise
Direktur

Demikian tadi penjelasan lengkap mengenai surat bisnis beserta contoh dan cara membuatnya. Semoga bermanfaat buat detikers.

Simak Video "Mengenal Demit Token, Game Horor NFT Buatan Developer Indonesia"
[Gambas:Video 20detik]
(bai/fds)

Adblock test (Why?)

"bisnis" - Google Berita
October 04, 2022 at 01:13PM
https://ift.tt/d7eqWLm

10 Contoh Surat Bisnis, Fungsi, dan Cara Membuatnya - detikFinance
"bisnis" - Google Berita
https://ift.tt/lG738eq
Shoes Man Tutorial
Pos News Update
Meme Update
Korean Entertainment News
Japan News Update

Bagikan Berita Ini